Etika Ber-instant Messaging di Kantor

[GadoGado]

Instant Messaging (IM) memungkinkan kita untuk berkomunikasi dengan banyak orang lewat tulisan, suara, ikon, dan gambar. IM, seperti Yahoo! Messenger, MSN, Googletalk, dan lainnya memungkinkan kita berbagi dan bertukar informasi lewat pesan singkat. Pesan ini pun dikirimkan secara langsung pada saat yang bersamaan (real time) kepada pengguna lainnya yang sedang terhubung ke jaringan yang sama.

Saat menggunakan IM, Anda tak perlu mondar-mandir atau menggunakan telepon untuk bertanya kepada orang lain, meski jaraknya pun tak jauh. Sehingga dengan kata lain, meminimalisir jarak. Jika Anda berada di kantor yang membolehkan karyawannya menggunakan IM di kantornya, bersyukurlah, karena tak sedikit pula kantor yang melarang karyawannya menggunakan fasilitas ini. Namun, dalam menggunakan IM di kantor pun bukan tanpa aturan. Ada aturan-aturan tak tertulis yang harus diperhatikan agar Anda tidak melanggar batas. Berikut di antaranya;

1. Bijak Pasang Status
Menurut Rajashree B. Mustafi di situs Shine.com, gunakanlah status dengan bijak saat Anda di kantor. Anda sebaiknya memasang status, "Away", "Busy", atau status lain sesuai dengan apa yang sedang Anda lakukan dan kerjakan. Dengan memasang status tersebut di jam kerja, diharapkan rekan di daftar IM Anda takkan banyak mengganggu. Anda pun bisa lebih berkonsentrasi dan optimal dalam bekerja.

2. Ikuti Aturan
Belakangan banyak perusahaan mengizinkan karyawannya memanfaatkan IM untuk kemudahan kerja. Misalnya, untuk menyampaikan pesan singkat yang berhubungan dengan pekerjaan atau rapat dengan cara conference.

Bahkan sejumlah perusahaan besar yang memiliki karyawan di berbagai negara mulai menggunakan video-conference untuk menghemat biaya rapat. Nah, perusahaan dengan aturan kuno mungkin takkan melirik ide ini.

Meski IM diizinkan di kantor, jangan lupa ikuti aturannya. Jika penggunaan IM untuk urusan pribadi dilarang selama jam kerja, jangan disalahgunakan. Dengan begitu, Anda takkan mendapat masalah.

3.Be Professional
Untuk urusan kantor, jaga percakapan di IM seprofesional mungkin. Bicaralah seperlunya dan hindari mengungkap hal-hal pribadi. Jangan sampai cerita Anda mengganggu rekan lain.

4.Stop Informasi Rahasia
Memang IM bisa efektif sebagai alat komunikasi jika penggunaannya tidak dibatasi. Namun, jangan pernah memberikan informasi rahasia lewat IM. Misalnya, menginformasikan rahasia kantor pada teman Anda di perusahaan lain. Selain tidak etis, perusahaan juga dapat melacak aksi Anda ini, lho. Jika perusahaan mengizinkan penggunaan IM, mereka tentu bisa melacak apa yang dibicarakan karyawannya di fitur ini. Selain itu, IM juga sasaran para hacker yang bisa membaca arsip percakapan lama Anda.

5.Hati-hati Virus
Meskipun teknologi IM dianggap sangat bermanfaat, sisi negatifnya tetap ada. Media ini juga rentan terhadap hacker dan virus. Hal ini yang membuat banyak perusahaan masih enggan atau bahkan lamban mengadopsi IM sebagai alat komunikasi yang efektif di tempat kerja.

(Erma Dwi Kusumastuti/Majalah Chic)/ kompas



Editor: NF